Анализ внешней деятельности предприятия
Документооборот организации
АТДП БПС находится в постоянном информационном воздействии с внешней средой, наблюдение и анализ за состоянием среды требуют постоянного внимания и ведутся на систематической основе с применением методов системного анализа и компьютерной техники.
Внешниекоммуникации для АТДП БПС носят одностороннюю направленность, так как Общество может оказывать на внешнюю среду незначительное воздействие.
В настоящее время эффективность коммуникационной политики предприятия достаточно высока в силу сформировавшихся как формальных, так и неформальных отношений внутри организации и за ее пределами. Руководству, на наш взгляд, следует обратить внимание на скорость и качество обработки информации, движения её внутри организации, для этого рекомендуется увеличить количество средств обработки, передачи и распространения информации, установление порядка движения документов или управление документацией АТДП БПС включает в себя организацию документооборота, технологию работы специалистов, создание информационных поисковых систем, контроль исполнительных документов. Все это обуславливает создание условий обеспечивающих хранение документной информации, ее быстрый поиск с наименьшими затратами. От оперативности обработки и движения документопотоков зависит скорость получения информации. Несвоевременная обработка документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте, четкости обработки и передачи документов на исполнение в АТДП БПС.
Документооборот предприятия можно подразделить на следующие этапы: экспедиционная обработка документов, поступающих на предприятие; предварительное рассмотрение документа; рациональное движение документов внутри предприятия; отработка исполненных и отправленных документов. В целях оптимизации документооборота АТДП БПС целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки через одного из сотрудников отдела кадров, предварительно назначив его ответственным за документационное обеспечение в отделе кадров. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка схем, где в наглядной форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания, утверждения
С целью оптимизации документооборота АТДП БПС были внедрены информационные технологии. Компьютеризация и использование в практической деятельности банков данных существенно увеличили потенциал предприятия в обработке и передачи информации на различные уровни управления по сформировавшимся коммуникационным каналам, что привело к повышению качества принимаемых решений на всех уровнях управления. Использование современных информационных технологий позволит значительно сократить время на обработку, передачу, использование сведений, а также совокупные издержки. В настоящее время АТДП БПС создало локальную информационную сеть, стало пользователем различных внешних информационных сетей, что обеспечило возможность осуществлять информационный обмен на любом расстоянии.