Анализ внешней деятельности предприятия
Автотранспортное дочернее предприятие Белпотребсоюза, как и любая другая организация, заинтересовано в совершенствовании коммуникационных процессов. Заинтересованность объясняется стремлением к моделированию в рамках организации как можно более конструктивной, т.е. созидательной, атмосферы, сплочению персонала комбината вокруг организационных целей, сокращению разрыва между аппаратом управления и коллективом работающих в организации.
В целях совершенствования коммуникационных процессов в АТДП БПС нами предлагается использование эффективного инструментария для совершенствования коммуникационных процессов это периодические совещания работников управленческой и производственной частей с целью обсуждения вопросов качества, направлений развития предприятия, рекламной компании и др., организация периодических сообщений на доске объявлений, которые содержали бы информацию об эффективности работы потребсоюза (выработка продукции за месяц, сумма выручки). В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового вида продукции, который намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников. Можно порекомендовать провести внутренний сопоставительный анализ между отделами Общества для устранения схожих бизнес-процессов в структурных подразделениях.
Управление информационными потоками, разработка схем информационных потоков в настоящее время является весьма актуальной задачей для предприятия в целом. Прежде всего, это своевременное извещение соответствующих структурных подразделений о происходящих событиях. Например, если начальник отдела сбыта или один из менеджеров заключил договор выполнении услуг с одним из покупателей, то в таком случае коммуникационный процесс будет происходить в соответствии со схемой коммуникаций.
Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствовании коммуникационного процесса является оптимизация системы обратной связи, преследующая сокращение разрыва между менеджером и подчиненными. Для этого можно ввести в практику предприятия перемещение работников из одного структурного подразделения в другое. Использование информационных бюллетеней, современных информационных технологий также укладываются в рамки рассматриваемой проблемы и служат основой совершенствования иерархических коммуникаций в АТДП БПС.
В целях оптимизации документооборота предприятия рекомендуется установить единый порядок передачи документов для обработки через одного из сотрудников отдела кадров, предварительно назначив его ответственным за документационное обеспечение в отделе кадров. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка схем, где в наглядной форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания, утверждения. Отделу кадров общества следует разработать собственные нормативные или методические документы, в которых отражалась бы технология процесса кадровой деятельности, в том числе работа с кадровыми документами по аналогии с инструкцией по общему делопроизводству. Сильные и слабые стороны предприятия АТДП БПС относительно аспектов рассмотрены в (таблица 5, Приложение2) . Итогом анализа внешней среды предприятия может быть таблица угроз и возможностей, сильных и слабых сторон. Рассмотрим возможности и угрозы рыночной деятельности АТДП БПС по таким параметрам как: конкуренция, сбыт и производство. Данные представлены в таблице 6.