Уровни управленческой информации

Чтобы принять оптимальное управленческое решение, используются различные источники информации (административные, методические, вспомогательные), но в любом случае, чтобы создать целостную информационную систему как условие успешной управленческой деятельности, необходимо определить для каждого уровня:

содержание (состав) необходимой информации;

объект управленческой информации;

источники информации;

информационные потоки и уровни их обработки

назначение и способ хранения информации.

Основной критерий отбора информации - возможность уполномоченного лица на основе ее анализа принимать управленческое решение на своем уровне. Сбор информации, по результатам анализа которой собиравшее ее лицо не может или не уполномочено принимать управленческое решение, не имеет отношения к управленческой деятельности и по этой причине нецелесообразен. При этом отбор содержания управленческой информации на разных уровнях управления должен быть не только оптимальным, но и соответствовать схеме управления Школы. Использование компьютерной техники в управленческом процессе значительно упрощает и оптимизирует процесс накопления, использования и хранения управленческой информации. Это позволяет стандартизировать работу с информацией, то есть разработать и использовать положительно зарекомендовавшие себя формы документации, а также минимизировать время подготовки, передачи прямой информации. Сбора, передачи, обработки и использования обратной информации.

Управленческая информация по организации учебно-воспитательного процесса накапливается и систематизируется с помощью заместителя директора, обрабатывается и анализируется на его уровне и в обобщенном виде поступает для анализа директору. Это дает возможность ведения "управленческого дневника". В процессе реализации плана работы делаются записи комментариев, замечаний и предложений по текущей работе, которые составят основу коррекции плана работы на новый учебный год.

Эффективный мониторинг (отслеживание функционирования) основной деятельности возможен при выполнении следующих условий:

оптимальное сочетание избранных объектов контроля, содержания необходимой управленческой информации, субъектов, форм и способов ее сбора, обработки и анализа на каждом уровне внутришкольной системы управления.

Заинтересованность участия ответственных лиц в аналитической деятельности.

Практическая значимость анализа управленческой информации на всех этапах ее прохождения и уровнях использования.

Информация накапливается в информационном банке, затем анализируется соответствующими субъектами управления, формулируются цели, и организуется работа по их достижению. Управленческий цикл завершается сравнением реального результата с поставленной целью и выявлением отклонений.

Проектная часть

Уже с конца 80-х годов XX века назревал вопрос об оптимальном подходе к управлению в связи с тем, что учреждение вступило на путь инновационных преобразований, но они вели к такому положению, которое получило название "неустойчивое равновесие". Это состояние вызывалось тем, что необходимо было постоянно функционировать и в тоже время что-то преобразовывать в учебно-воспитательном процессе.

Проблема, существующая в настоящее время, заключается не столько в том, чтобы отобрать для использования необходимый и достаточный минимум информации, сколько в том, чтобы организовать оптимальную циркуляцию и использование всей информации. Поэтому на основе предложенного директором примерного функционала каждый сам сформулировал для себя "правила игры", которые должны были полностью обеспечить управление любой подсистемой нашего учреждения.

Управленческие действия поддаются алгоритмизации, которая выступает первоначально как прогноз предстоящих действий, в которых будет задействовано множество исполнителей, но ведущую скрипку должен играть заместитель директора.

Для оптимизации управленческой деятельности была предложена переработка следующих управленческих структур:

функциональной: распределение всего функционала учреждения между субъектами управления, равномерность распределения, отсутствие дублирования. Поэтому каждый управленец составил сам себе функциональные обязанности по управлению подсистемой, всецело отвечая перед директором за нормальное ее функционирование.

информационной: стабильность, оптимальность, равномерность информационных потоков, получение максимального объема информации.